Hoe houd je een effectieve stand-up meeting?

Minder vergaderen en meer gedaan krijgen. Wie wil dat nou niet? Er is altijd wel een collega die indut tijdens een vergadering of stiekem ander werk aan het doen is. En dan hebben we het nog niet eens over alle dagdromers. Daarom vervangen we ‘m maar al te graag door een dagelijkse stand-up meeting.

De stand-up is een bekend fenomeen in de Agile- en LEAN-wereld. In de stand-up wordt dagelijks een dagstart gemaakt met het team. Het team geeft elkaar updates over hoe het werkproces verloopt. Het duurt niet langer dan 15 minuten. Zo wordt er aan het begin van de werkdag overlegd op een slimme en efficiënte manier. Hoe je zorgt dat de stand-up geen ouderwetse vergadering wordt? Dat lees je hieronder!

1. Stand-up; letterlijk!
   Zittend vergaderen is verleden tijd. De stand-up meeting is namelijk een meeting die je staand uitvoert. Yup, vandaar de naam! Als je staand bijeenkomt kun je je beter focussen en zorg je dat het kort en bondig blijft. En het houdt je ook nog eens fit
2. Gebruik een whiteboard
   Vergeet notuleren! Meestal wordt de stand-up meeting gehouden bij een whiteboard met de kolommen: ‘to do’, ‘doing’ en ‘done’. Met post-its kan ieder teamlid zijn eigen werkzaamheden toelichten. Je bespreekt in zo min mogelijk tijd wat je gisteren hebt gedaan en wat je vandaag gaat doen. Ook laat je weten waar je tegenaan loopt en eventueel hulp bij nodig hebt. Door je successen en bottlenecks te delen maak je het dagelijkse werk overzichtelijker.
3. Kort maar krachtig meeten
   Bij een stand-up of dagstart gaat het erom dat je zo slim en efficiënt mogelijk overlegt. Als Scrum Master zorg je ervoor dat het niet langer dan 15 minuten duurt. Iedereen moet zijn verhaal hebben gedaan binnen die tijd. De Scrum Master observeert en corrigeert teamleden die langdurig aan het woord zijn. Door ervoor te zorgen dat de stand-up kort blijft, moet iedereen scherp blijven. Voor wegdromen is simpelweg geen tijd!
4. Scrum Master neemt de verantwoordelijkheid
   Als Scrum Master ben je verantwoordelijk voor het verloop van de stand-up. Houd daarom altijd het doel voor ogen: het team op de hoogte brengen van de stand van zaken en een planning maken voor het oplossen van bottlenecks. Het woord 'planning' is hier een belangrijke toevoeging. Tijdens een stand-up signaleer je problemen en waak je ervoor dat mensen die meteen proberen op te lossen. Oplossen gebeurt buiten de stand-up, omdat over het algemeen niet iedereen betrokken hoeft te zijn bij het oplossen van elk probleem.
5. Gedeelde info moet waardevol zijn voor het hele team
   Teamleden geven elkaar updates tijdens de stand-up. Het moet dus wel van waarde zijn voor het hele team. De Scrum Master zorgt ervoor dat iedereen naar elkaar luistert, maar zich niet ongevraagd met elkaars werk gaat bemoeien. Tenzij als daar specifiek om wordt gevraagd. Daarmee creëer je niet alleen onderling vertrouwen, maar het helpt ook met de vaart erin houden tijdens de stand-up!