Stappenplan voor geslaagde interne communicatie

Om te beginnen: chapeau! Je hebt besloten dat je met de interne communicatie van je organisatie aan de slag wilt, of eigenlijk: moet, niemand anders gaat het namelijk doen. Want de interne communicatie aanpakken is vaak niet de meest dankbare taak.

En toch is het de verborgen succesfactor van een organisatie. Je gaat ongelofelijk veel collega’s blij maken. Door jouw verbeteringen vinden ze meteen de informatie die ze nodig hebben. Ze weten waar de organisatie voor staat en wat hun bijdrage daaraan is. Het is fascinerend om te zien hoe communicatie binnen een organisatie werkt. Dat maakt interne communicatie zo’n mooi vakgebied. Met dit vierstappenplan kun je meteen een begin maken, ook als je geen communicatie-expert bent.

Hoe communiceert jouw organisatie op dit moment? Kennelijk niet zoals jij het zou willen, anders was je bij de eerste alinea al gestopt met lezen. Toch is er vast wel een manier waarop het management met medewerkers communiceert. Minder duidelijk is vaak de manier waarop medewerkers hun vragen, wensen en ideeën kenbaar kunnen maken bij het management. “Maar mijn deur staat altijd open!” zegt de leidinggevende dan. En, heel gek, niemand maakt daar ooit gebruik van. ''

Terug naar mijn tip: begin met het inventariseren van de huidige situatie. Ga zitten, neem een kop koffie en start Excel op. 

Maak een lijst van alle interne communicatiemiddelen die er nu zijn binnen je organisatie. Noteer niet alleen de officiële kanalen en middelen, zoals het intranet en het interne magazine, maar ook om de niet-officiële, zoals Whatsapp-groepjes en het praatje bij de koffieautomaat. Want die duiden soms op een communicatiebehoefte waar de organisatie zelf nog geen adequate oplossing voor heeft. En dat is een kans voor jou als manager interne communicatie, want zo mag je jezelf nu noemen.

2. Ga in gesprek met stakeholders en medewerkers

Een ‘stakeholder’ is een duur Engels woord voor ‘degene die ertoe doet’ binnen de organisatie. Je moet weten wat de belangrijke mensen belangrijk vinden. Maak dus afspraken met mensen zo hoog mogelijk in de boom. Vraag naar hun visie op de organisatie en wat zij willen dat medewerkers weten over de organisatie. Want uiteindelijk zijn zij degenen die de budgetten verdelen en jij moet deze stakeholders dus aan je zijde hebben.

Minstens zo belangrijk is het dat je met mensen op de werkvloer praat. Een online vragenlijst kan ook, als je de enquête goed opstelt en kaartjes voor Ajax - Feyenoord én een Airfryer weggeeft aan alle respondenten. Maar veel mensen zijn enquête-moe tegenwoordig. Persoonlijke aandacht is een informatiemagneet. Medewerkers willen best hun mening geven als je oprecht interesse toont. Is het vanwege de zorgvuldig opgestelde interne memo of had men al lang van Pietje gehoord bij de koffieautomaat dat de directeur weggaat? Vinden ze het nieuws op intranet actueel, interessant en relevant genoeg?

3. Analyseer en stel een communicatie-verbeterplan op

Oké, je hebt nu een beeld van de huidige status van de interne communicatie binnen je organisatie. Nu is het tijd om te kijken hoe het beter kan. Daarvoor zijn er twee handige hulpmiddelen:

a. Gebruik de trap van Quirke.

Met de trap van Quirke leg je de middelen langs een meetlat die de graad van betrokkenheid van je medewerkers aangeeft: van ‘ervan weten’ tot ‘zich verbonden voelen’. Vul dit voor zoveel mogelijk middelen met concrete voorbeelden in.