Recruiting von Mitarbeitenden

Recruiting ist die englische Bezeichnung für die Beschaffung von Personal - bzw. Mitarbeitenden. Dazu zählen alle Maßnahmen und Prozesse, um vakante Stellen mit geeigneten Mitarbeitenden zu besetzen – angefangen von der Stellenausschreibung bis zur erfolgreichen Integration ins Team. Das Recruiting von Mitarbeitenden übernehmen entweder unternehmensinterne Personaler:innen oder die HR-Abteilung, alternativ externe Personaldienstleister oder Headhunter.

Recruiter:innen haben die Aufgabe, Stellen möglichst schnell, effizient und kostengünstig mit qualifizierten Mitarbeitenden zu besetzen und nicht zuletzt Personalengpässe zu vermeiden. Generelle Trends und Entwicklungen erhalten auch im Recruiting Einzug: Die Jobsuche findet heutzutage vorwiegend online statt, Recruiting-Prozesse werden immer weiter digitalisiert und automatisiert. Recruiter:innen können zur Fachkräftesuche zunehmend KI und HR-Software einsetzen.

Was zum Recruiting gehört und wie erfolgreiches Recruiting von Mitarbeitenden funktioniert:

Recruiting umfasst den gesamten Prozess von der Vakanz einer Stelle bis zur erfolgreichen Besetzung mit neuem Personal. Zu diesem Prozess gehören verschiedene Phasen, die nacheinander durchlaufen werden.

Diese Phasen und Aufgaben gehören zum Recruiting-Prozess:

Die Stellenanzeige: Eine detaillierte Stellenbeschreibung mit Aufgaben, Anforderungsprofil und Unternehmensbeschreibung steht am Anfang des Prozesses.
Veröffentlichung: Es folgt die Veröffentlichung auf geeigneten Kanälen, zum Beispiel auf Jobbörsen, Social Media, der eigenen Website oder unternehmensintern.
Sichtung der Bewerbungen und Vorauswahl: Welche Bewerbenden sind für die Stelle geeignet? Dazu können Recruiter:innen die Bewerbungen eigenständig sichten. Alternativ gibt es mittlerweile eine Reihe von Tools und Software, um passende Jobsuchende anhand von Suchkriterien herauszufiltern.
Interviews bzw. Bewerbungsgespräche: Nach der Vorauswahl werden die potenziellen neuen Mitarbeitenden zu persönlichen Gesprächen eingeladen. Digitale Jobinterviews via Videokonferenz kommen vermehrt zum Einsatz. Zusätzlich zum Interview können Recruiter:innen Tests oder ein Assessment-Center einsetzen.
Evaluation und Entscheidung: Die Stelle mit der am besten geeigneten Person besetzen. Professionelle Recruiter:innen zeichnen sich dadurch aus, dass sie anhand objektiver Kriterien eine transparente Entscheidung treffen – ggf. unter Einbindung der Fachabteilung, in der die Stelle zu besetzen ist. Sowohl aus Unternehmenssicht (effizient und ressourcensparend) als auch aus Sicht der Bewerbenden (lange Wartezeiten wirken sich negativ auf die Attraktivität des Unternehmens aus) sollte dieser Schritt möglichst zeitnah erfolgen.
Einstellung und Onboarding: Nach erfolgreicher Vertragsunterzeichnung bereitet die Personalabteilung den Onboarding-Prozess vor, sodass die neue Person möglichst schnell und zielgerichtet ins Unternehmen integriert wird – sowohl was die Tätigkeit als auch ihr zukünftiges Team betrifft.

Recruiter:innen oder Personaler:innen sind für den oben genannten Recruiting-Prozess verantwortlich. Je nach Unternehmensgröße kann das eine einzelne Person oder eine ganze Human Resources- bzw. Personalabteilung sein. Alternativ haben Betriebe die Möglichkeit, die Personalsuche an externe Dienstleister auszulagern.

Alle Themen rund um die Suche nach passendem Personal, das Management sowie die Kommunikation mit den Bewerbenden gehören zu den Aufgaben von Recruiting-Fachleuten. Bei der Besetzung einer offenen Stelle ist gutes Recruiting von Mitarbeitenden durch Effizienz, möglichst geringe Kosten und einen schnellen Prozess gekennzeichnet.

Die Fachkräftesuche wird grundsätzlich unterschieden in internes und externes Recruiting.

Internes Recruiting

Internes Recruiting bedeutet, bereits im Unternehmen tätige Mitarbeitende für vakante Stellen zu finden. Hierzu können die Stellen beispielsweise aktiv im Intranet oder dem Firmennewsletter veröffentlicht werden. Alternativ empfehlen nicht selten Vorgesetzte oder andere Mitarbeitende Personen, die sie für besonders geeignet halten. Entsprechend qualifizierte und motivierte Mitarbeitende können so innerhalb des Unternehmens auf andere/höhere Positionen versetzt werden. Es kann außerdem sinnvoll sein, passende Weiterbildungen anzubieten, um die Mitarbeitenden optimal auf ihre neuen Aufgaben vorzubereiten.

Das Potenzial von internem Recruiting ist nicht zu unterschätzen – geeignetes Personal befindet sich oftmals schon im Unternehmen: Viele Mitarbeitende sind bestrebt, neue Aufgaben zu übernehmen und ergreifen motiviert die Möglichkeit, in eine höhere Position aufzusteigen. Sinnvoll ist zudem, Teilzeitangestellten eine Vollzeitstelle anzubieten und damit Lücken zu schließen. Die internen Entwicklungschancen für Mitarbeitende steigern nicht zuletzt die Attraktivität des Unternehmens, was sich positiv auf zukünftige Recruiting-Prozesse auswirkt.

Externes Recruiting

Dem gegenüber steht das externe Recruiting, bei dem Mitarbeitende von außerhalb neu ins Unternehmen kommen. Die externe Personalbeschaffung unterteilt sich nochmals in aktives und passives Recruiting.

Aktives Recruiting umfasst alle Maßnahmen zur gezielten Suche und Ansprache neuer Mitarbeitender. Dazu zählen Inserate in Jobbörsen oder auf Social Media, eine Karriereseite auf der eigenen Website, der Besuch von Job- und Karrieremessen oder explizite Recruiting-Veranstaltungen.

Zu den passiven Recruiting-Maßnahmen gehören eine Employer Branding Strategie sowie das Zurückgreifen auf einen Bewerbungs- bzw. Talentpool. Zu Ersterem zählt, dass sich der Betrieb durch optimale Arbeitsbedingungen als attraktiver Arbeitgeber etabliert und bekannt macht. Erfolgreiches Employer Branding führt dazu, dass Interessierte sich proaktiv bewerben, anstatt dass aktiv nach Bewerbenden gesucht werden muss. Zu Letzterem zählt eine Datenbank mit bereits eingegangenen Bewerbungen inklusive aller relevanten Informationen zu den Jobsuchenden; zum Beispiel Initiativbewerbungen oder solche, die auf vorherige Ausschreibungen nicht gepasst haben.

Ein Talentpool erleichtert die Suche nach passenden Mitarbeitenden und kann das Schalten von Stellenanzeigen erübrigen. Spezielle HR-Software erleichtert die Arbeit, indem sie gezielt Übereinstimmungen zwischen Stellenanforderungen und Qualifikationen der Bewerbenden findet. So können Recruiter:innen geeignete Personen herausfiltern und kontaktieren.

Die Karriereseite auf der Unternehmenswebsite gilt als der wichtigste Recruiting-Kanal. Hierüber können Recruiter:innen die meisten Bewerbungen erzielen. Eine gute Karriereseite enthält zunächst alle wichtigen Informationen zum Betrieb und der Unternehmensphilosophie, gefolgt von aktuellen Stellenangeboten. Außerdem sollte schnell ersichtlich sein, wo und wie man sich bewerben kann und welche Unterlagen die Bewerbung enthalten soll. Am besten gibt es ein Onlineformular, über das sich Interessierte direkt bewerben können. Außerdem können Recruiter:innen bei Veröffentlichungen auf anderen Plattformen auf die eigene Karriereseite verlinken.

Neben der eigenen Website gibt es weitere Möglichkeiten für das Recruiting von Mitarbeitenden. Dabei gilt: Qualität vor Quantität. Anstatt überall zu inserieren, lohnt es sich, zu evaluieren, wo die Zielgruppe nach Jobs sucht und gezielt dort präsent zu sein.

Wo und wie Recruiter:innen nach Mitarbeitenden suchen:

Online-Jobbörsen: Das Angebot ist inzwischen riesig. Neben großen, branchenübergreifenden Plattformen gibt es spezialisierte Jobbörsen nach Fachbereich (z. B. IT oder Handwerk) oder Qualifikation (z B. Personen mit Hochschulabschluss oder Führungskräfte).
Printanzeigen: Abnehmend, aber noch vorhanden – die klassische Anzeige in der Zeitung. Aber auch Plakatwerbung beispielsweise im ÖPNV kann erfolgversprechend sein, am besten mit QR-Code für weitere Informationen versehen.
Soziale Netzwerke: Dazu zählen sowohl die Klassiker Facebook und Instagram als auch Karrierenetzwerke wie LinkedIn und Xing – je nach Zielgruppe.
Job- und Karrieremessen: Hier können Recruiter:innen und potenzielle neue Mitarbeitende direkt miteinander in Kontakt treten.
Hochschulmarketing: Infoveranstaltungen an Hochschulen oder speziellen Events für Betriebe, die speziell nach Personen mit Universitäts- oder Hochschulabschluss suchen.

Das E vor dem Recruiting steht für elektronisch. Gemeint ist, dass der gesamte Bewerbungsprozess digital abläuft. Die meisten Unternehmen haben ihren Recruiting-Prozess zumindest teilweise digitalisiert. Printanzeigen und das Versenden von Bewerbungen auf dem Postweg sind heute die Ausnahme. Die Vorteile von E-Recruiting liegen auf der Hand: Es ist schnell und effizient und das Unternehmen präsentiert sich als modern und umweltfreundlich – Kriterien, um junge, motivierte Fachkräfte anzusprechen.

Modernes Recruiting setzt auf den Einsatz von HR-Software. Diese vereinfacht und unterstützt das gesamte Bewerbungsmanagement enorm. Das kann HR-Software:

Stellenanzeigen veröffentlichen: Auf der eigenen Karrierewebseite via Onlineformular. Durch individuell angepasste Formulare mit optionalen und Pflichtfeldern erhalten Recruiter:innen einen schnellen Überblick über die Qualifikationen einzelner Bewerbender und können diese untereinander vergleichen.
Passende Bewerbende herausfiltern: Anstatt Bewerbungen händisch auszuwerten, ermittelt die Software anhand definierter Kriterien und Anforderungen eine Auswahl geeigneter Personen. Durch Matching und Scoring können Personaler:innen übersichtlich und einfach erkennen, wer auf die gesuchte Stelle passt.
Kommunikation mit Bewerbenden und Fachabteilungen: Auch dabei unterstützt HR-Software. Abfrage vom Bewerbungsstand, Ergebnisse von Jobinterviews sowie Feedback von Teammitgliedern aus der entsprechenden Fachabteilung können gespeichert und übersichtlich abgerufen werden.
Digitale Personalakte: Online-Bewerbungen werden automatisch in eine digitale Personalakte übertragen. Das hilft auch nach der Einstellung neuer Mitarbeitender, wenn es um Personalentwicklung und internes Recruiting geht.
Multiposting: Die Anzeige mit einem Klick auf mehreren relevanten Plattformen veröffentlichen, um mit wenig Aufwand möglichst viele Menschen zu erreichen.

Teil des E-Recruitings ist das mobile Recruiting. Dazu gehört, dass die Unternehmens- und Karriereseite für die Nutzung auf mobilen Endgeräten optimiert ist und bestenfalls sogar die Bewerbung via Smartphone oder Tablet unkompliziert möglich ist. Insbesondere eine mobil-optimierte Website ist unerlässlich, denn über die Hälfte aller Webseitenzugriffe erfolgen bereits mobil.

Was zeichnet gutes und erfolgreiches Recruiting von Mitarbeitenden aus? Um sowohl die am besten passenden Personen herauszufiltern als auch den Prozess effizient zu gestalten, sind folgende Aspekte wichtig:

Recruiting standardisieren

Trotz branchenspezifischer Unterschiede: Der Recruiting-Prozess läuft immer gleich ab. Daher profitieren Recruiter:innen von standardisiertem Vorgehen und Recruiting-Software, die ihnen die Arbeit erleichtert und den Ablauf beschleunigt. Digitale Bewerbungs- und Recruiting-Prozesse sind inzwischen Standard und sollten es überall werden, wo dies noch nicht der Fall ist. Beim Anlegen eines Talentpools und einer Datenbank mit Initiativbewerbungen sollten nur diejenigen gespeichert werden, die in Zukunft potenziell für eine Stelle infrage kommen.

Die Zielgruppe genau kennen

Wodurch fühlt sich die Zielgruppe angesprochen? Wo hält sie sich auf? Beim Verfassen der Stellenausschreibung ist wichtig, dass sie nicht allgemein gehalten ist, sondern Tätigkeiten, Anforderungen und auch Informationen zum Betrieb enthält. Inserate, aus denen nicht klar hervorgeht, wer gesucht wird, werden nachweislich von Jobsuchenden weniger gelesen und erhalten weniger Bewerbungen. Auch kommt es auf eine für die Zielgruppe passende Tonalität und Wortwahl an. Um die Zielgruppe zu erreichen, muss man wissen, wo sie nach Jobs sucht und Stellenangebote dort veröffentlichen. Online oder offline? Auf welchen Jobportalen?

Die passende, nicht die perfekte Person suchen

Denn die perfekte Person, also die, die alle Suchkriterien zu 100 % erfüllt, gibt es möglicherweise nicht oder die Suche dauert sehr lange. Auch ist das Risiko hoch, dass diese Person überqualifiziert ist und sich folglich in ihrer neuen Position schnell langweilt. Erfolgversprechender ist es, darauf zu achten, dass die wichtigsten Kriterien erfüllt sind und die sich bewerbende Person auch menschlich ins Unternehmen und Team passt.

Wenn sie die erforderlichen Qualifikationen mitbringt, motiviert ist und Entwicklungspotenzial hat, deutet das auf eine passende Wahl hin. Falls keine neue, sondern eine bereits bestehende Stelle mit einer neuen Fachkraft zu besetzen ist, gilt: Diese Person muss der vorherigen nicht möglichst gleich sein. Stattdessen sollte man vorausschauend denken und bei der Suche darauf achten, dass die Zukunftsvision des Unternehmens geteilt wird, und dass diese Person bereit ist, sich weiterzuentwickeln.

Die richtige Kommunikation: respektvolles Recruiting

Motivierte Mitarbeitende sind essenziell für den Erfolg jedes Unternehmens. Eine respektvolle, freundliche Kommunikation und ein guter Service sind deshalb auch während des Bewerbungsprozesses wichtig.

Fragen Bewerbende nach dem Stand ihrer Bewerbung, dürfen sie eine freundliche und informative Antwort erwarten, anstatt abgewimmelt zu werden. Andernfalls fällt dies negativ auf das Unternehmen zurück. Schlechte Erfahrungen werden weitererzählt oder sogar online geteilt und schrecken zukünftige Bewerbende ab. Das schadet langfristig dem Ruf – Stichwort Employer Branding.

Benefits und positive Botschaften

Eine faire Bezahlung und gute Arbeitsbedingungen – das ist allen Bewerbenden wichtig und sollte selbstverständlich sein. Mit weiteren Benefits und positiven Eigenschaften können Recruiter:innen ihre Stellenausschreibung von anderen abheben und auffallen. Dazu ist es wieder wichtig, die Zielgruppe und ihre Bedürfnisse zu kennen. Was veranlasst sie neben der Stelle zu einer Bewerbung?

Die Möglichkeit zu Homeoffice, Gleitzeit, flache Hierarchien, gemeinsame Teamaktivitäten, ein Jobticket oder der Fitnessraum im Betrieb, um nur einige Beispiele zu nennen. Wer mit diesen Benefits punkten kann, sollte das natürlich in seinen Ausschreibungen kommunizieren.

Wer den Recruiting-Prozess strukturiert und zielgerichtet angeht und weiß, wie modernes Recruiting funktioniert, wird nicht nur zeitnah eine vakante Stelle besetzen können, sondern auch motivierte wie engagierte Fachkräfte anziehen, die dem Unternehmen langfristig treu bleiben.