Zeiterfassung beschreibt das Protokollieren der Arbeitszeit von Arbeitnehmern mittels Stundenzetteln, Hardwarelösungen oder webbbasierten / mobilen Softwarelösungen, um darauf basierend Entgeltabrechnungen zu erstellen.
Arten der Zeiterfassung
1. Stundenzettel: Der Stundenzettel ist die älteste Art und Weise, Arbeitszeit zu erfassen. Auf einem unternehmensinternen Vordruck tragen Mitarbeiter eigenständig die geleisteten Arbeitsstunden ein und übergeben die Stundenzettel in regelmäßigen Rhythmen an ihre Arbeitgeber.
| Vorteile | Nachteile |
|---|---|
Stundenzettel sind besonders kostengünstig und einfach zu handhaben. Darüber hinaus sind Unternehmen an keine externe | Stundenzettel sind nicht mehr zeitgemäß. |
2. Hardware-Lösungen: Eine weitere Möglichkeit, Arbeitszeit zu erfassen, bieten festinstallierte Terminals, die mit einer Software verbunden sind. Mittels RFID-Transpondern oder –Karten können Mitarbeiter selbst ein – und auschecken.
| Vorteile | Nachteile |
|---|---|
Festinstallierte Terminals sind weniger | Mitarbeiter, die im Außendienst, im Homeoffice oder auf Geschäftsreise sind, haben keine Möglichkeit, ihre Arbeitszeit zu erfassen. Darüber hinaus können RFID-Transponder und -Karten schnell verloren gehen. |
3. Webbasierte und mobile Lösungen: Anstelle von festinstallierten Terminals oder in Kombination können webbasierte und mobile Zeiterfassungssysteme eingesetzt werden. Über eine zentral installierte Zeiterfassungssoftware checken Mitarbeiter über den eigenen PC oder über eine App ein.
| Vorteile | Nachteile |
|---|---|
Auch Mitarbeiter, die im Homeoffice arbeiten, | Eine mobile und webbasierte Lösung setzt voraus, dass jeder Mitarbeiter über einen eigenen PC bzw. über ein eigenes Firmenhandy verfügt. |
Vor- und Nachteile der Zeiterfassung für Arbeitgeber
Vorteile
1. Vereinfachte Lohnbuchabrechnung: Gerade in großen Unternehmen mit mehreren hundert oder tausend Mitarbeitern, kann digitale Zeiterfassung in der Lohnbuchhaltung eine große Hilfe sein. Arbeitszeiten und Überstunden müssen nicht einzeln berechnet werden, sondern werden automatisch in ein System übertragen und bieten Unternehmen einen Überblick über Fehlzeiten und Auslastung. Darüber hinaus sparen sich Arbeitgeber eine Menge Verwaltungsaufwand und können über eine elektronische Zeiterfassung wesentlich effizienter arbeiten.
2. Bessere Einsatzplanung: Zeiterfassung macht es für Unternehmen möglich, Personal effizienter einzusetzen. Aufgrund der minutengenauen Arbeitszeitberechnung können sich Arbeitgeber einen schnellen Überblick verschaffen, welche Mitarbeiter noch zeitliche Kapazitäten haben, um zusätzliche Aufgaben zu übernehmen und welche Mitarbeiter entlastet werden müssen. Darüber hinaus können historische Daten zu Fehlzeiten wie z.B. Urlaubs- oder Krankheitsphasen dabei helfen, den Personaleinsatz zu optimieren.
3. Transparenz und Sicherheit: Arbeitgeber sind mit einer digitalen Zeiterfassung rechtlich auf der sicheren Seite. Sie können vor dem Gesetzgeber die Einhaltung der Arbeits- und Pausenzeiten nachweisen und drohen so nicht das Arbeitnehmerschutz- und Arbeitsgesetz zu verletzen.
Nachteile
1. Zeitorientierung anstelle von Produktivität: Unternehmen, die sich zu stark auf die Zeiterfassung fokussieren drohen, den Blick für das Wesentliche ihrer Mitarbeiter zu verlieren. Wer jeden Tag acht Stunden im Unternehmen verbringt muss nicht auch gleichzeitig volle acht Stunden produktiv gewesen sein. Eine zu starke Konzentration auf die Arbeitszeit kann sich darüber hinaus negativ auf die Leistung der Belegschaft auswirken und in Summe zu einer schlechteren Unternehmensperformance führen.
2. Datenschutzrechtliche Angriffsmöglichkeiten: Wird Arbeitszeit in Unternehmen protokolliert, können sich Arbeitgeber schnell in Sachen Datenschutz angreifbar machen. Besonders dann, wenn die durch die Zeiterfassung gewonnenen Daten pro Mitarbeiter nicht ausschließlich zum Zwecke der Zeiterfassung genutzt werden, sondern auch zum Beispiel um herauszufinden, wie produktiv ein Mitarbeiter im Vergleich zu einem anderen gewesen ist. Um sich nicht angreifbar zu machen, sollten Unternehmen die gewonnenen Daten anonymisieren und bei Einführung einer Arbeitszeiterfassung einen Datenschutzbeauftragten mit einbeziehen.
Vor- und Nachteile der Zeiterfassung für Arbeitnehmer
Vorteile
1. Fairness: Arbeitnehmer, die viel zu tun haben, neigen meist dazu, Überstunden zu machen. Werden diese nicht über zusätzliches Gehalt oder Urlaubstage ausgeglichen, entsteht schnell Frust und Demotivation. Zeiterfassung kann hier Abhilfe schaffen. Alle zusätzlich geleisteten Arbeitsstunden werden auf den individuellen Arbeitszeitkonten der Mitarbeiter gutgeschrieben und können zu gegebenem Anlass „abgefeiert“ werden. Das sorgt für Fairness innerhalb der Belegschaft und verhindert, dass Mitarbeiter das Gefühl haben, aufgrund des Arbeitsumfangs gegenüber Kollegen benachteiligt zu werden.
2. Transparenz: Sind Mitarbeiter im Besitz von individuellen Arbeitszeitkonten, haben diese jederzeit einen Überblick über die geleistete Arbeitszeit. Es können sowohl Überstunden als auch Minusstunden eingesehen und in Absprache mit Vorgesetzten beglichen werden.
3. Planungserleichterung: Die Transparenz, die Arbeitnehmer durch die Zeiterfassung gewinnen, steht in engem Zusammenhang mit einer vereinfachten Planung der eigenen Arbeitszeit. Urlaubstage sowie Fehlzeiten können somit mit Vorlaufzeit besser einkalkuliert werden.
Nachteile
1. Vertrauensverlust: Zeiterfassung kann bei Arbeitnehmern aber auch auf negative Resonanz stoßen, besonders dann, wenn sich diese kontrolliert und überwacht fühlen und mit der Zeiterfassung einen Vertrauensverlust des Arbeitgebers gegenüber der eigenen Person verbinden. Im schlimmsten Fall kann das in einer Verschlechterung des Betriebsklimas münden.
2. Zeit geht vor Leistung: Wird die Zeiterfassung intern nicht richtig kommuniziert oder gewinnt Übergewicht gegenüber dem ergebnisorientierten Arbeiten, kann das dazu führen, dass Mitarbeiter nicht mehr zielorientiert arbeiten, sondern nur noch darauf bedacht sind, die im Vertrag festgelegten Arbeitszeiten zu absolvieren.