Der Begriff Onboarding leitet sich von dem englischen Begriff „taking on board“ ab und bedeutet frei übersetzt „An-Bord-Nehmen“. Onboarding wird im beruflichen Kontext verwendet und ist dem Personal- und Talentmanagement zuzuordnen. Im Rahmen eines Onboardings wird ein neuer Mitarbeiter in seinen Arbeitsbereich eingeführt. Ziel des Onboarding-Prozesses ist es zudem, dem neuen Mitarbeiter die Unternehmenskultur näherzubringen, ihn in das soziale Umfeld des Unternehmens einzugliedern und ihn mit den täglich anfallenden Aufgaben vertraut zu machen.
Was sind die Phasen des Onboardings?
Der Umfang eines Onboarding-Prozesses unterscheidet sich von Unternehmen zu Unternehmen. Alle Onboarding-Prozesse haben jedoch gemeinsam, dass sich diese in drei Phasen einteilen: Die Preboardingphase, die Orientierungsphase und die Integrationsphase.
Preboarding-Phase: Das Preboarding startet mit der Unterzeichnung des Arbeitsvertrags und dauert bis zum ersten Arbeitstag des neuen Mitarbeiters an. In der Preboarding-Phase ist es Aufgabe des Arbeitgebers dem Arbeitnehmer eine erste Orientierung zu geben und ihn mit allen notwendigen Informationen zu versorgen, die einen unkomplizierten Arbeitseinstieg möglich machen. Der Arbeitgeber erstellt dazu einen Einarbeitungsplan, informiert über wichtige Ansprechpartner im Unternehmen und macht den neuen Mitarbeiter mit dem Leitbild sowie der Unternehmenskultur vertraut. Darüber hinaus dient diese Phase dazu, dem neuen Mitarbeiter wichtige Abstimmungstermine für die ersten Arbeitswochen einzustellen. Weiterhin ist es Aufgabe des Arbeitgebers den Arbeitsplatz des neuen Mitarbeiters vorzubereiten, Arbeitsmittel wie z.B. notwendige Softwareprogramme, zur Verfügung zu stellen und Zugänge sowie Berechtigungen einrichten zu lassen. Darüber hinaus sollte der Vorgesetzte die Abteilung über den Arbeitsstart des neuen Mitarbeiters rechtzeitig zu informieren. Arbeitnehmer haben in dieser Phase des Onboarding-Prozesses die Chance, offene Fragen zu klären und die vom neuen Arbeitgeber zur Verfügung gestellten Informationen zum Unternehmen aufmerksam zu lesen und zu verinnerlichen.
Orientierungsphase: Die Orientierungsphase startet mit dem ersten Arbeitstag des neuen Arbeitnehmers und kann bis zu drei Monate andauern. In dieser Phase ist es Ziel des Arbeitgebers, das neue Teammitglied mit seinen Tätigkeiten sowie den Arbeitsabläufen im Unternehmen vertraut zu machen und in das soziale Umfeld einzugliedern. Im Laufe der ersten Arbeitswoche lernt der neue Mitarbeiter in der Regel alle seine Kollegen kennen, mit denen er zukünftig zusammenarbeitet. Einige Unternehmen stellen Neuzugängen zudem Paten zur Verfügung. Sie dienen als direkte Bezugspersonen, die die neuen Mitarbeiter in den ersten Monaten betreuen, begleiten und ihnen aufkommende Fragen beantworten. Darüber hinaus bekommt der neue Mitarbeiter seinen Arbeitsplatz zugewiesen und erhält alle wichtigen Online-Zugänge, Passwörter sowie EDV-Einweisungen um sich einrichten zu können. Darauf folgen erste Gespräche mit Vorgesetzten, die den neuen Mitarbeiter in die Arbeitsabläufe des Unternehmens einweisen und in denen gegenseitige Erwartungen und Zielvorstellungen geklärt werden. Schließlich liegt es am Mitarbeiter selbst, sich mit dem Leistungsspektrum des Unternehmens sowie der Branche vertraut zu machen.
Integrationsphase: Die Integrationsphase ist die dritte und letzte Phase des Onboarding-Prozesses und hat zum Ziel, die Mitarbeiter vollends in das Unternehmen und das Team zu integrieren. Dies kann in großen Unternehmen durch Einführungsveranstaltungen, Workshops oder Informationstage geschehen. Einige Unternehmen greifen auch auf regelmäßige Teamevents zurück, um es neuen Kollegen zu erleichtern, einen Zugang zu ihren Teammitgliedern zu bekommen. Darüber hinaus steht in dieser Phase die Wissensvermittlung durch Vorgesetzte und Teamkollegen an oberster Stelle. Regelmäßige Einarbeitungstermine und Fortbildungsprogramme sollen neuen Kollegen relevantes Wissen vermitteln und die eigenständige Mitarbeit an Projekten ermöglichen. Diese Phase dauert in der Regel bis zum sechsten Monat nach Einstellung an. Einige Unternehmen halten diese Phase aber auch kürzer oder verlängern sie.
Welche Bedeutung kommt dem Onboarding-Prozess heutzutage zu?
Der erste Eindruck zählt. Das gilt nicht nur für Mitarbeiter, die in einen neuen Job starten, sondern auch für Unternehmen, die einen neuen Mitarbeiter erwarten. Geben Unternehmen dem neuen Mitarbeiter das Gefühl, nicht erwünscht zu sein oder gar eine Belastung darzustellen, ist das Risiko groß, dass der Mitarbeiter, noch bevor er seiner neuen Tätigkeit im Unternehmen richtig nachgehen konnte, kündigt. Für Unternehmen ist das umso ärgerlicher, denn mit einer Neueinstellung ist gleichzeitig ein großer Zeit- und Kostenaufwand verbunden. Der Onboarding-Prozess kann die frühzeitige Fluktuation in Unternehmen eindämmen. Über einen detaillierten Einarbeitungsplan, Einführungsveranstaltungen, regelmäßige Feedbackgespräche und andere Maßnahmen binden Unternehmen qualifizierte Mitarbeiter von Beginn an und vermitteln im gleichen Zug Wertschätzung und das Gefühl willkommen zu sein. Unternehmen können über einen professionellen Onboarding-Prozess zusätzlich zeigen, dass im Unternehmen nicht nur Leistung zählt, sondern jeder Einzelne als Person wichtig ist.
Vorteile des Onboarding-Prozesses
Fehlervermeidung: Ein gut strukturierter Einarbeitungsplan kann zur Fehlervermeidung durch Unwissenheit beitragen. Dafür macht sich der Vorgesetzte im besten Falle während des Preboarding-Prozesses Gedanken zu den Schlüsselfunktionen in der eigenen Abteilung und plant Überlappungs- und Einarbeitungszeiten sorgfältig. Über Checklisten kann über die Dauer der Onboarding-Phasen hinweg nachvollzogen werden, in welche Bereiche der neue Mitarbeiter bereits eingearbeitet wurde und welche ggf. noch offen sind. Ein Mentor kann sinnvoll sein, um den Einarbeitungsprozess im Auge zu behalten.
Motivation: Eine gute und strukturierte Einarbeitung ist so ausgelegt, dass der neue Mitarbeiter sukzessiv in neue Aufgabengebiete eingearbeitet wird ohne unter- oder überfordert zu sein. Erste Erfolgserlebnisse sind für den neuen Mitarbeiter so viel einfacher zu erreichen. Darüber hinaus gewinnt der neue Mitarbeiter durch Erfolgserlebnisse Vertrauen in seine Arbeit und je nach individuellem Lernfortschritt können im Laufe der Zeit Umfang und Schwierigkeitsgrad ausgebaut werden.
Langfristige Bindung anstelle von Fluktuation: Ein gelungener Onboarding-Prozess kann die Fluktuation neu eingestellter Mitarbeiter reduzieren. Mitarbeiter, die sich von Beginn an wohl- und wertgeschätzt fühlen und merken, dass sie im Team willkommen sind, sind weniger dazu geneigt, das Unternehmen zu verlassen als solche, die von Beginn an mit ihren Aufgaben alleine gelassen werden und durch eine fehlende Einarbeitung Schwierigkeiten haben, sich in das neue Team zu integrieren.
Produktivität: Wird ein neuer Mitarbeiter gezielt und nach individuellem Lerntempo in seine neuen Themengebiete eingearbeitet, kann dieser schneller Gewinne im und für das Unternehmen erzielen. Mitarbeiter, die hingegen von Beginn an weitgehend alleine gelassen werden und sich mühsam selbst alle notwendigen Informationen zusammensuchen müssen, sind in der Regel weniger gewinnbringend.
Employer Branding: Im Zeitalter des Führungskräftemangels kann ein funktionierender Onboarding-Prozess entscheidend zum Employer Branding beitragen. Ein strukturierter Onboarding-Prozess signalisiert Bewerbern eine durch Wertschätzung geprägte Unternehmenskultur und das Gefühl im neuen Unternehmen willkommen zu sein.
Mehrkosten als Nachteil des Onboarding-Prozesses
Von der Erstellung eines Einarbeitungsplans, über die Organisation von Workshops bis hin zur Zuteilung von Mentoren für den neuen Mitarbeiter kann ein Onboarding-Prozess sehr kosten- und zeitintensiv sein. Je nach Umfang des Onboarding-Prozesses sind meist mehrere Mitarbeiter, oder sogar ganze Abteilungen mit administrativen und organisatorischen Aufgaben rund um den Onboarding-Prozess beschäftigt. Hinzu kommt die Einweisung des neuen Mitarbeiters in seinen neuen Aufgabenbereich durch Kollegen aus der Abteilung, was wiederum als zusätzlichen Zeitaufwand verbucht werden kann. Vor diesem Hintergrund kann die Argumentation eines Onboarding-Prozesses auf Management-Ebene schwierig sein.