Jour fixe

Jour fixe ist ein regelmäßig wiederkehrender, meistens wöchentlicher Termin, in dem sich ein Personenkreis zu Besprechungen zusammenfindet. Das Format wird häufig innerhalb von Unternehmen genutzt, um in einem Team die aktuelle Lage und anstehende Projekte zu debattieren. Auch im deutschen Sprachgebrauch hat sich der französische Begriff Jour fixe durchgesetzt. Alternative Formulierungen sind Regeltermin, Wochenmeeting oder Regelkommunikation.

Ein Jour fixe ermöglicht bestimmten Gruppen innerhalb eines Unternehmens einen regelmäßigen, zweckungebundenen Austausch. Wichtige und kritische Themen werden nicht verschoben, sondern stetig debattiert, reflektiert und deren Fortschritt engmaschig überwacht. Die Teilnehmenden reservieren sich langfristig den Zeitpunkt des Jour fixe, um Terminkollisionen mit anderen Verpflichtungen zu vermeiden und eine regelmäßige Anwesenheit zu gewährleisten. Das Konzept stammt ursprünglich aus dem Projektmanagement.   

Häufig ist ein Jour fixe an bestimmte Anlässe gebunden. Typisches Beispiel ist der kontinuierliche Austausch über Fortschritt, Zwischenergebnisse und Planung laufender Projekte. Aktuelle Problemstellungen, die einer langfristigen Bearbeitung bedürfen (z. B. Umstrukturierungen), sind ebenfalls Anlässe für einen Jour fixe. Hierbei gilt es, die Teilnehmenden der Besprechung auf dem neuesten Stand zu halten. Nicht zuletzt dient ein Jour fixe auch der Verbesserung der Arbeitsatmosphäre, der Stärkung des Teamgeistes sowie der Klärung und Vermeidung von Konflikten. Schlussendlich veranstalten manche Betriebe auch ein regelmäßiges Treffen, um den Angestellten die Möglichkeit einzuräumen, sich mit Fragen, Anregungen und Sorgen an die Führungskräfte zu wenden.  

Anders als bei einem Meeting wird für einen Jour fixe ein wiederkehrender Termin festgesetzt. Essenziell ist die Vereinbarung eines festen Zeitpunktes und Ortes. Dabei ist darauf zu achten, dass alle zuvor festgelegten Personen langfristig zeitlich verfügbar sind. Dies gewährleistet die gemeinsame Teilnahme von Mitarbeitenden, die ansonsten terminlich schwer zusammenzuführen sind. Eine wiederkehrende explizite Einladung ist entbehrlich. Empfehlenswert ist allenfalls eine kurze Erinnerung via Telefon oder Mail. Idealerweise werden bereits im Voraus Punkte wie Ablauf, Moderation und Protokollführung geklärt. Die Teilnahme ist für den definierten Personenkreis obligatorisch. Eine Verhinderung muss möglichst frühzeitig bekannt gegeben werden. Eventuell ist es auch sinnvoll, eine stellvertretende Person zu bestimmen.

Die Dauer eines Jour fixe beträgt meistens eine halbe Stunde und ist damit kürzer als ein Meeting. Anfangs wird geprüft, ob die im vergangenen Termin formulierten Ziele erreicht wurden. Anschließend werden die zuvor definierten Themen präzise formuliert und diskutiert. Vor Ende des Jour fixe werden die kommenden Aktivitäten festgelegt, es werden Aufgaben verteilt und die nächste Zusammenkunft besprochen. Für den reibungslosen Ablauf sind Moderation sowie Schriftführung zur Erstellung eines Protokolls unverzichtbar.  

Ein häufiger Fehler sind thematische Ausschweifungen, die durch eine klare Fokussierung vermieden werden können. Auch sollte ein Jour fixe nicht zum Selbstzweck durchgeführt werden. Sollte der seltene Fall eintreten, dass keine Themen auf der Agenda stehen, darf ein Jour fixe auch einmal ausfallen. Umgekehrt sollten die Teilnehmenden dem Termin nur aus wichtigen Gründen fernbleiben. Eine unklar definierte Themenauswahl zieht einen Jour fixe in die Länge und muss unbedingt vermieden werden.  

Die kurze Dauer bei gleichzeitig hoher Themenfokussierung sorgt für eine große Effizienz und hohe Motivation bei den Teilnehmenden. Der wiederkehrende Termin garantiert eine maximale Anwesenheitsquote. Prozesse werden fortlaufend betrachtet und die Verschleppung von innerbetrieblichen Schwierigkeiten wird vermieden. Nachteilig wirkt sich ein Jour fixe möglicherweise aus, wenn die Termine in einem unpassenden zeitlichen Intervall (zu häufig oder zu selten) abgehalten und thematisch nicht sinnvoll gefüllt werden. In diesem Fall kann sich der unterstützende Effekt für die Gesamtorganisation ins Gegenteil umkehren.    

Da ein Jour fixe ein regelmäßig stattfindender Termin eines feststehenden Personenkreises ist, finden die Meetings in der Regel in einem separaten Konferenzraum statt. Dieser ist bestenfalls mit Hilfsmitteln ausgestattet, wie zum Beispiel einem Whiteboard, einem Beamer oder einem großen Bildschirm, um Inhalte zu visualisieren und so zur Lösungs- bzw. Ideenfindung beizutragen. Im digitalen Zeitalter kann ein Jour fixe natürlich auch via Videokonferenz abgehalten werden, um Personen zusammenzubringen, die örtlich voneinander getrennt arbeiten.

Damit ein Jour fixe gelingt und zum Erfolg eines Projektes beitragen kann, verpflichten sich alle Beteiligten, bestimmte Regeln einzuhalten. 

Ort und Zeitpunkt: Ein Jour fixe findet immer zur gleichen Zeit am gleichen Ort bzw. digital statt.

Teilnahme des Personenkreises: Die Anwesenheit an den regelmäßig stattfindenden Meetings ist für alle Beteiligten obligatorisch. Bei Nicht-Teilnahme ist die Organisation einer Vertretung wichtig und alle Beteiligten müssen darüber informiert werden. Wird keine Vertretung gefunden, müssen die im Meeting besprochenen Informationen und Arbeitsaufträge im Nachgang in Erfahrung gebracht werden.

Agenda: Eine Agenda ist für einen Jour fixe nur beim ersten Meeting von Bedeutung. Während aller darauffolgenden Treffen orientieren sich die Beteiligten in der Regel an der zuvor definierten Agenda. Folgende Fragestellungen werden zumeist während eines Jour fixe besprochen:
a. Wie ist der Projektstatus?
b. Welche Probleme und Herausforderungen gilt es zu bewältigen?
c. Wie ist der Stand der Zielerreichung?
Die Agenda dient nur als grober Rahmen des Jour fixe. Offene Fragen oder Themen, die von der Agenda abweichen und dennoch große Bedeutung für die Projektabwicklung haben, können natürlich auch Thema im Jour fixe werden.

Einladung: Eine Einladung an alle Teilnehmenden wird nur zum Auftakt des ersten Meetings verschickt. Für alle darauffolgenden Treffen sind keine separaten Einladungen notwendig oder für einen bestimmten Zeitraum im digitalen Kalender vermerkt.

Teilnahme von Gästen: Die Teilnahme von Gästen ist im Vorfeld mit dem gesamten Personenkreis abzusprechen.

In der Regel gibt es drei Rollen in einem Jour fixe: Organisierende, Protokollführende und alle weiteren teilnehmenden Personen.

Organisation: Organisierende versenden die initiale Einladung an alle Teilnehmenden, erstellen die Agenda, kümmern sich um die Buchung des Konferenzraums und machen sich Gedanken über den Ablauf des Jour fixe.

Protokollführung: Die protokollführende Person hält während des Meetings die wichtigsten Erkenntnisse, Ideen, Strategien und Arbeitsaufträge digital fest, um diese abschließend an alle Beteiligten zu versenden. So kann der Projektverlauf zu einem späteren Zeitpunkt nachvollzogen und alle Teilnehmenden, die verhindert waren, über den aktuellen Status informiert werden.