Dankesschreiben

Ein Dankesschreiben ist eine E-Mail oder ein Brief, der von Bewerbern im Anschluss an ein Vorstellungsgespräch formuliert und an Personalverantwortliche adressiert ist. Das Dankesschreiben zielt darauf ab, sich für das Vorstellungsgespräch zu bedanken und sich bei Personalverantwortlichen ins Gedächtnis zu rufen.

- Sinn und Zweck des Dankesschreibens
- In welcher Form wird das Dankesschreiben versendet?
- Wann ist der beste Zeitpunkt, ein Dankesschreiben zu versenden?
- Wie lang ist ein Dankesschreiben?
- An wen wird das Dankesschreiben versendet?
- Wie ist der Aufbau und Inhalt eines Dankesschreibens?
- Dankesschreiben per E-Mail

Ein Dankesschreiben nach dem Vorstellungsgespräch ist in Deutschland nicht die Regel, kann aber für weitere Pluspunkte sorgen. Bewerber haben so die Möglichkeit, nochmals ihr Interesse an der ausgeschriebenen Position bei den Personalverantwortlichen zu platzieren und vermitteln gleichzeitig Engagement und Motivation. Darüber hinaus bringen sie sich bei Personalern erneut ins Gedächtnis und stechen aus der Masse heraus.

Das Dankesschreiben sollte in der Formulierung dennoch schlicht, unverbindlich und kurzgehalten sein. Durch Forderungen, seitenlange Abhandlungen oder anbiedernde Formulierungen macht der Kandidat schnell einen unprofessionellen Eindruck und läuft Gefahr, seine Chancen im Bewerbungsprozess zu verschlechtern oder gar ganz auszuscheiden.

Das Dankesschreiben kann entweder per E-Mail oder postalisch versandt werden. Welcher der beiden Wege gewählt wird, kann individuell entschieden werden. Beide Wege haben Vor- und Nachteile. Der postalische klassische Brief eignet sich für konservative Unternehmen, z.B. aus kaufmännischen Bereichen oder dem Bankwesen und fällt mehr auf als eine E-Mail, die leicht übersehen oder einfach weggeklickt werden kann. Je nachdem, an wen das postalische Dankesschreiben gerichtet ist, kann es aber auch schnell den Eindruck verleihen, dass der Kandidat altmodisch ist und womöglich nicht gut ins Unternehmen passt. Kandidaten, die sich hingegen bei Agenturen bewerben oder bei Unternehmen, die ihren Fokus auf den digitalen Bereich gelegt haben, sind mit einem Dankesschreiben per E-Mail besser beraten.

Ein Dankesschreiben sollte möglichst bald nach dem Vorstellungsgespräch versandt werden. Maximal aber 48 Stunden nach dem Vorstellungsgespräch. So laufen Kandidaten nicht Gefahr, bei Personalverantwortlichen in Vergessenheit zu geraten und Bewerber haben darüber hinaus noch die Möglichkeit, den Ausgang des Bewerbungsprozesses positiv beeinflussen zu können. Wird eine E-Mail versendet, sollten Kandidaten auf den Tag sowie die Uhrzeit achten. Wer das Dankesschreiben per E-Mail zu spät abends, sprich nach 19 Uhr versendet, muss damit rechnen, dass Personalverantwortliche die E-Mail nicht mehr am gleichen Tag lesen und diese am nächsten Tag unter vielen weiteren E-Mails keine Beachtung mehr findet. Am sinnvollsten ist es, das Dankesschreiben zwischen 6 und 10 Uhr morgens zu versenden oder kurz nach der Mittagspause zwischen 13 und 16 Uhr. In diesen Zeiträumen prüfen Personalverantwortliche regelmäßig ihre E-Mail-Postfächer. Auch der Wochentag spielt eine Rolle beim Versand des Dankesschreibens. Vermieden werden sollten Montage oder Freitage. An Montagen strukturieren sich Personalverantwortliche für die gesamte Woche und arbeiten E-Mails ab, die von der vergangenen Woche liegen geblieben sind oder über das Wochenende eingetroffen sind. Freitage bieten sich nur in den Morgenstunden an, da viele Personaler an Freitagen schon früher Feierabend machen als gewöhnlich.

Das Dankesschreiben sollte keine ausführliche Nacherzählung des gesamten Vorstellungsgesprächs sein, sondern lediglich dazu dienen, sich für die Einladung zu bedanken und das Interesse an der ausgeschriebenen Stelle und am Unternehmen zu bekräftigen. Aus diesem Grund sollte das Dankesschreiben möglichst kurz und knapp verfasst werden und nicht länger als eine halbe DIN A4-Seite oder maximal 100 bis 150 Wörter in einer E-Mail lang sein.

Das Dankesschreiben ist eine Reaktion auf das Vorstellungsgespräch und sollte deshalb an denjenigen gerichtet sein, der den Bewerber zum Vorstellungsgespräch eingeladen hat. In vielen großen Unternehmen ist es die Regel, dass nicht selbst der Abteilungsleiter einlädt, sondern ein Recruiter, der im Auftrag nach einem geeigneten Kandidaten für eine ausgeschriebene Stelle sucht. In diesem Fall macht es Sinn, das Dankesschreiben an denjenigen aus der Abteilung weiterzuleiten, mit dem der Bewerber zukünftig zusammenarbeitet, bzw. der die Entscheidung über eine Einstellung fällt. Das kann z.B. der Abteilungs- oder Teamleiter sein.

Auch ein Dankesschreiben gliedert sich inhaltlich in Einleitung, Hauptteil und Schluss. Einen kleinen Unterschied zwischen einem Dankesschreiben, das per E-Mail versandt wird und einem das postalisch als Geschäftsbrief entworfen wird, gibt es dennoch.

Das Dankesschreiben per E-Mail ist weniger persönlich als ein postalisches Dankesschreiben. Es kann weder durch hochwertiges Papier, noch durch einen schönen handschriftlich formulierten Text Eindruck geschindet werden. Deshalb kommt es bei einer Dankes-E-Mail ganz auf den Text an. Dieser sollte möglichst persönlich formuliert sein.

1. Betreff:

Ob Personalverantwortliche die E-Mail öffnen oder gleich wegsortieren, kann sich bereits mit der Benennung des Betreffs der E-Mail entscheiden. Am sinnvollsten ist es, diesen so aussagekräftig wie möglich zu benennen, damit Personalverantwortliche den Inhalt der Mail einschätzen und einordnen können. Im Betreff enthalten sein sollte der Bezug zum Vorstellungsgespräch sowie das Datum, an dem dieses stattgefunden hat. Darüber hinaus bietet es sich an, die Stellenposition aufzuführen, für die sich ein Bewerber empfohlen hat und ein Dankeschön mit in den Betreff aufnehmen.

Zum Beispiel könnte der Betreff so lauten: "Vielen Dank für das Vorstellungsgespräch zur Stelle [XY] am [Datum]."

Der Name des Bewerbers muss nicht gesondert in den Betreff des Dankesschreibens aufgenommen werden, da dieser bereits über die E-Mail-Adresse bekanntgegeben wird.

2. Persönliche Grußformel:

Die persönliche Anrede sollte im Dankesschreiben auch tatsächlich persönlich sein. Auf „Sehr geehrte Damen und Herren“ sollte verzichtet werden. Besser ist es, denjenigen im Dankesschreiben zu benennen, der Sie zum Vorstellungsgespräch eingeladen hat bzw. über ihre Einstellung entscheidet. Dabei sollte auf eine korrekte Rechtschreibung geachtet werden. Gängig ist folgende Formulierung: „Sehr geehrte/r Frau/Herr [Nachname]."

3. Danksagung mit Bezug zum Vorstellungsgespräch:

Aus den ersten Sätzen des Dankesschreibens sollte direkt der Zweck der gesamten E-Mail hervorgehen. Der Bewerber sollte sich für die Einladung zum Vorstellungsgespräch bedanken und sein Interessen an der ausgeschriebenen Stelle weiterhin bekunden. Darüber hinaus macht es Sinn, noch einmal auf die Mehrwerte einzugehen, die der Bewerber dem Unternehmen liefern würde und ein bis drei der wichtigsten Talente und Qualifikationen zu benennen, durch die der Bewerber im Arbeitsalltag überzeugt.

Folgende Formulierung wäre denkbar:

„Bezugnehmend auf unser Vorstellungsgespräch vom XX.XX.XXXX möchte ich mich bei Ihnen für das sehr informative und aufschlussreiche Kennenlernen bedanken. Während unserer Unterhaltung ist mir besonders positiv aufgefallen, dass sich Ihre Anforderungen an die Stelle mit meinen Vorstellungen und Qualifikationen gut decken und ich mir nun noch besser vorstellen kann, bei Ihnen als [Position] zu arbeiten. Darüber hinaus bin ich davon überzeugt, dass ich mit meinem analytischen Verständnis sowie mit meiner Motivation und meinem Engagement den Unternehmenserfolg positiv beeinflussen kann und ein wertvolles Mitglied für das Team sein werde.“

4. Schlusssatz:

Über den Schlusssatz haben Bewerber noch einmal die Gelegenheit zu bekräftigen, dass sie sich über eine Zusammenarbeit freuen.

Ein Beispiel für eine Formulierung könnte folgende sein:

„Aufgrund des sehr positiven Eindrucks, den ich im Rahmen des Vorstellungsgesprächs von der Position sowie vom Unternehmen gewinnen konnte, würde ich mich sehr über eine Zusammenarbeit freuen.“

5. Grußformel

Das Dankesschreiben sollte mit einer Grußformel abgeschlossen werden. Am gängigsten ist folgende Grußformel: „Mit freundlichen Grüßen“.

6. Unterschrift

Zum Schluss sollte das Dankesschreiben handschriftlich unterzeichnet werden. Wird das Dankesschreiben per E-Mail versendet, sollte die Unterschrift digital eingesetzt werden.