Eine Videokonferenz ermöglicht einen thematischen Austausch unter mehreren Personen, ohne dass hierfür eine physische Anwesenheit erforderlich ist. Moderne Kommunikationsmittel generieren dabei sowohl eine akustische als auch optische Darstellung der Teilnehmenden, was häufig als authentischer und vertrauter wahrgenommen wird als ein gewöhnliches Telefonat.
Was ist eine Videokonferenz?
Es handelt sich um eine Form von digitalem Meeting, welches vollständig über eine Videoschaltung abgehalten wird. Die physische Zusammenkunft an einem Ort ist nicht notwendig. Gleichzeitig wird durch die akustische und optische Darstellung der Akteurinnen und Akteure ein größtmögliches Maß an Authentizität generiert. Nicht zwingend, jedoch meistens, wird eine Videokonferenz im beruflichen oder politischen Umfeld – z. B. zwischen Staatschefs – durchgeführt. Auch im Rahmen eines Fernstudiums sind Videokonferenzen ein beliebtes Kommunikationsmittel zwischen Studierenden untereinander oder Studierenden und Lehrkräften.
Wie funktionieren Videokonferenzen?
Im Rahmen einer Videokonferenz erfolgt eine Liveschaltung zwischen mehreren Teilnehmenden an unterschiedlichen Orten zum Zwecke eines Echtzeit-Meetings. Dabei können sich die Personen sowohl sehen als auch hören. Technische Voraussetzung hierfür sind digitale Endgeräte wie Computer, Tablet oder Smartphone, die über ein Mikrofon und eine Webcam verfügen. Darüber hinaus muss eine ausreichend leistungsfähige Internetverbindung vorhanden sein. Nach vorheriger Einladung, häufig über E-Mail, verabreden sich die Teilnehmenden zu einer bestimmten Zeit an verschiedenen Orten, loggen sich in das Konferenztool ein und beginnen mit der Videokonferenz. Einer angenehmen Gesprächsatmosphäre zuträglich ist dabei eine ruhige und gut beleuchtete Umgebung jeder einzelnen Akteurin bzw. jedes einzelnen Akteurs. Zudem sollten sowohl Themenauswahl als auch Debatte sehr fokussiert ablaufen. Eine zu lange Videokonferenz wirkt sich negativ auf die Konzentration und damit das Ergebnis aus.
Welche Themen eignen sich für eine Videokonferenz?
Grundsätzlich sind alle Themen geeignet, bei denen die persönliche Anwesenheit der Teilnehmenden entbehrlich ist. Dies sind beispielsweise Projektbesprechungen und Strategieplanungen. Der Fortschritt bestimmter betrieblicher Prozesse wird ebenfalls gerne digital erörtert. Aber auch erste unverbindliche Kennenlerngespräche (z. B. mit potenziellen Bewerbenden) oder ein Vorstellungsgespräch eignen sich für eine Videokonferenz.
Wie sieht die Protokollführung während einer Videokonferenz aus?
Protokolle sind auch bei einer Videokonferenz unverzichtbar. Im Voraus sollte eine Teilnehmerin bzw. ein Teilnehmer bestimmt werden, die/der das Gespräch zumindest stichpunktartig dokumentiert. Anschließend wird dies allen Personen zugestellt, die an dem digitalen Meeting teilgenommen haben.
Was sind die Vorteile von Videokonferenzen?
Besonders vorteilhaft ist die Möglichkeit, Teilnehmer:innen an unterschiedlichen, teilweise sehr weit auseinanderliegenden, Orten zusammenzubringen. Eine langwierige und kostspielige Anreise wird vermieden und die Reisezeit kann für produktive Tätigkeiten herangezogen werden. Dies spart Geld und schont die Umwelt. Zudem ermöglichen Videokonferenzen die schnelle und unkomplizierte Zuhilfenahme von fachlicher Expertise. Besondere Situationen (z. B. Krisen) global agierender Unternehmen sind ortsunabhängig zu managen, zudem lassen sich Entscheidungen schneller treffen. Die Standortunabhängigkeit wird von vielen Beschäftigten als nervenschonend und konzentrationsfördernd beurteilt. Ideal ist das Format auch für Arbeitnehmende im Home Office.
Welche Videokonferenz Tools sind aktuell beliebt?
Sehr verbreitet, jedoch ohne typische Business Features ausgestattet, ist Skype. Die geschäftliche Variante hiervon heißt Microsoft Teams und ist speziell auf dienstliche Videokonferenzen zugeschnitten. Häufig genutzt wird auch Zoom Meetings, von dem es – wie bei vielen Anbietern – eine kostenfreie und professionelle Version gibt. Weitere beliebte Tools sind Amazon Chime, Cisco Webex und Placetel UC-One.