Projectmanagement

Projektmanagement (PM) bedeutet übergreifend gesehen das Koordinieren der notwendigen Schritte und Prozesse, um das Ziel eines konkreten Projektes strukturiert und effizient zu erreichen. Die Schritte umfassen hierbei:

• Analyse inkl. Definition/ Konzeption
• Planung und Organisation
• Steuerung/ Realisierung sowie Überwachung und
• Abschluss.

Ein Projekt ist eine komplexe, meist einmalige Aufgabe, die neu, zeitlich befristet und risikobehaftet ist. Aufgrund der Bedeutung und Komplexität wird meist ein gesondertes Projektmanagement von einer temporären Organisationseinheit angewendet. Projekte können zum Beispiel Firmenevents oder der Aufbau eines neuen Standortes oder einer neuen Homepage sein.

Projektmanagement kommt eine hohe Bedeutung zu, da es die Organisation erleichtert und dazu beiträgt, dass die festgelegten Ziele in der vereinbarten Zeit und dem definierten Budget erreicht werden. Durch eine klare Strukturierung ermöglicht das Projektmanagement eine schnelle und ressourcenschonende Abwicklung. Hierbei werden einzelne Teilschritte bestimmt und die Zwischenergebnisse jeweils dokumentiert, um das Ziel zu erreichen. Darüber hinaus sollen durch das Projektmanagement die Risiken des Projekts, die die Zielerreichung gefährden können, minimiert werden.

Projektmanagement ist stark standardisiert (z. B. DIN-Normen), was viele Vorteile bietet. Durch einheitliche Begrifflichkeiten ist bei Projekten sichergestellt, dass auch internationale und unternehmensübergreifende Projektbeteiligte sich verstehen und Missverständnisse minimiert werden. Darüber hinaus dokumentieren viele Richtlinien, Standards, Modelle und Normen bewährte Vorgehensweisen und dienen somit als gute Orientierung.

Beim Projektmanagement fällt auch immer wieder das Wort „magisches Dreieck“. Hierbei ist von den drei Komponenten Leistung, Zeit und Kosten die Rede, die immer im Blick gehalten werden müssen. Ziel dabei ist es, die Aufgaben in der gewünschten Zeit zu den festgelegten Kosten zu erledigen. Diese Komponenten stehen stets im Zusammenhang und müssen in Balance gehalten werden.

Es gibt viele verschiedene Modelle und Techniken, die im Projektmanagement Anwendung finden. Häufig wird das agile Projektmanagement genutzt, wobei der Kundennutzen in den Vordergrund gestellt wird und die Ziele eher flexibel sind. Somit können Abläufe kurzfristig geändert werden (hohe Anpassungsfähigkeit) und es herrscht mehr Freiheit und Flexibilität. Für eine sehr offene und direkte Kommunikation sorgen auch die flachen Hierarchien. Dem agilen Projektmanagement sind die Scrum-Methode und Kanban zuzuordnen. Weil bei der Scrum-Methode davon ausgegangen wird, dass umfangreiche Projekte aufgrund ihrer Komplexität nicht präzise im Voraus geplant werden können, wird der Projektplan zu Beginn nur grob, anhand von kleineren Aufgaben und Zwischenzielen, erstellt und während der Durchführung angepasst. Auch die Ziele werden hierbei je nach Fortschritt neu definiert oder angepasst. Bei der Kanban-Methode hingegen liegt die kontinuierliche Prozessverbesserung im Fokus, wodurch die Arbeitsabläufe sich flexibler gestalten. Im Zentrum steht das Kanban-Board, auf welchem alle Aufgaben übersichtlich in Projektabläufen visualisiert sind. Diese Aufgaben sind jeweils in kleine Schritte aufgeteilt und werden nacheinander eigenverantwortlich abgearbeitet. Bevor eine neue Aufgabe begonnen wird, wird die aktuelle abgeschlossen.
Im Gegensatz dazu steht die klassische Wasserfall-Methode. Diese ist starr, läuft schrittweise in der definierten Reihenfolge nacheinander (in Phasen) ab und setzt einen kompletten Plan voraus. Sinnvoll ist dies bei Projekten, wo die Aufgaben voneinander abhängig sind. Hierbei ergibt sich eine hohe Planungssicherheit. Zu beachten ist aber, dass sich Fehler meist erst Richtung Ende eines Projektes zeigen.
Bei der Lean-Management-Methode wird auch vom schlanken Projektmanagement gesprochen. Hierbei stehen die Optimierungen der Prozesse (Prozesseffizienz) und des Kundennutzens unter Beachtung der Ressourcenschonung im Vordergrund. Es soll mit weniger Aufwand mehr erreicht werden.

Weitere Projektmanagement-Methoden und Modelle, die sehr verbreitet sind, sind zum Beispiel die Six-Sigma-Methode, die Delphi-Methode, die Netzplantechnik, die Critical Path-Methode oder die Meilensteintrendanalyse.

sevDesk GmbH: Projektmanagement – Der optimale Einsatz für dein Unternehmen Link

teamazing GmbH: Was genau ist eigentlich Projektmanagement? Link

WIFI – Wirtschaftsförderungsinstitut der Wirtschaftskammer Österreich: Projektmanagement für Dummies: 7 Tipps für Anfänger/innen Link

Projektmagazin: Projektmanagement kompakt: Definition, Themen, Aufgaben und Methoden Link