Projektleiter:innen verantworten die operative Planung und Steuerung von Projekten im Rahmen eines Auftrags und innerhalb eines festgelegten Zeit- und Budgetplanes. Hierbei sorgen sie für reibungslose Abläufe und garantieren den Erfolg des Projekts. Um die vorgegebenen Ziele zu erreichen, erstellen Projektmanager:innen eine detaillierte Ablauf- und Terminplanung und legen die benötigten Ressourcen fest.
Inhaltsübersicht
Aufgaben
Die Aufgaben von Projektleiter:innen sind vielfältig und äußerst breit gefächert, sodass sie sich je nach Branche und Unternehmen unterscheiden. Folgende übergreifende Tätigkeiten haben jedoch alle Projektleiter:innen gemein:
Vor Beginn des Projektes:
Bevor das Projekt beginnt, müssen viele verschiedene Vorbereitungen und Planungen vorgenommen werden.
Analyse und Projektsteckbrief: Zu Beginn eines Projektes ist es die Aufgabe von Projektleiter:innen, die Anforderungen der Stakeholder zu analysieren und das Projektumfeld kennenzulernen. Darauf basierend entwerfen Projektleiter:innen einen Projektsteckbrief. Dieser enthält eine kurze Projektbeschreibung, steckt die Projektziele ab, zählt Projektbeteiligte auf und gibt Informationen über Terminfristen, Kosten und Risiken, die im Rahmen des Projekts auftreten können.
Teamzusammenstellung: Zur erfolgreichen Umsetzung des Projekts stellen sich Projektleiter:innen in einem zweiten Schritt ihr Team zusammen und definieren damit die Projektorganisation. Dazu wägen sie Kompetenzen und Befugnisse ab, weisen Teammitgliedern Aufgabenbereiche zu und erstellen Arbeitspaketbeschreibungen.
Ressourcenzusammenstellung: Ebenso werden Ressourcen benötigt, um ein Projekt erfolgreich umsetzen zu können. Demnach fällt auch die Planung rund um die benötigten Materialien in den Verantwortungsbereich der Projektleiter:innen.
Projektstrukturplan: Schließlich widmen sich Projektleiter:innen der Definition der einzelnen Projektphasen. In diesem Zusammenhang erstellen sie einen detaillierten Projektstrukturplan inklusive einzuhaltender Fristen und Termine, stellen Meilensteine heraus, leiten Maßnahmen ab, legen mögliche Risiken offen sowie Wege, diese zu bewältigen.
Während der Projektumsetzung:
Projektüberwachung: In der Phase der Projektumsetzung haben Projektleiter:innen eine überwachende Funktion und achten darauf, dass Kosten, Terminfristen, Richtlinien und Ziele eingehalten werden. Dazu steuern und koordinieren sie Projektaktivitäten, führen regelmäßig Statusabfragen oder -meetings durch, priorisieren Aufgaben und dokumentieren den Projektfortschritt. Im Falle von Ressourcenknappheit oder unerwartet auftretenden Problemen müssen Projektleiter:innen lösungsorientiert handeln und Maßnahmen ergreifen, um den zukünftigen Erfolg des Projekts sicherzustellen. Da der Erfolg des Projekts wesentlich vom Projektteam abhängig ist, gehört es ebenfalls zu den Aufgaben der Projektleiter:innen, ihr Team zu motivieren und Konfliktsituationen aus dem Weg zu räumen.
Reporting: Um die Stakeholder über den Fortschritt des Projekts zu informieren, liegt es in der Verantwortung der Projektleiter:innen, einen regelmäßigen Statusreport zu kommunizieren. Hierdurch wird Transparenz geschafft und Zielvorstellungen sowie Anforderungen können ggf. rechtzeitig korrigiert werden.
Beendigung des Projekts:
Ist das Projekt beendet, liegt es an der Projektleiterin oder am Projektleiter, einen Abschlussbericht zu erstellen und die einzelnen Projektphasen Revue passieren zu lassen. Gegebenenfalls setzt sich die Projektleiterin oder der Projektleiter abschließend mit dem gesamten Team zusammen, um den Verlauf des Projektes zu besprechen und Lernfelder für zukünftige Projekte zu analysieren.
Berufsausbildung und Qualifikation
Eine klassische Ausbildung für Projektleiter:innen gibt es nicht. In der Regel arbeiten zukünftige Projektleiter:innen zunächst als Projektmitarbeitende, übernehmen anschließend erste Teilprojekte und steigen schließlich zu Projektleiter:innen auf. Die Basis für einen Job als Projektleiter:in bildet üblicherweise ein Studium, zum Beispiel der Wirtschaftswissenschaften, Informationstechnik, des Bauwesens oder des Maschinenbaus. Zusätzlich sollten Projektleiter:innen mehrere Jahre Berufserfahrung mitbringen und über gewisse Soft Skills verfügen.
Da Projektleiter:innen in der Regel ihr eigenes Team haben und dieses koordinieren müssen, sind hierbei zwischenmenschliche Fähigkeiten von besonderer Bedeutung. Gutes Organisationstalent, eine strukturierte und genaue Arbeitsweise, kommunikative Fähigkeiten und Führungskompetenz sind besonders wichtig, damit Projekte gelingen.
Darüber hinaus sollte er über ein gutes Durchsetzungsvermögen verfügen. Um schnell auf Probleme und herausfordernde Situationen reagieren zu können, sollten Projektleiter:innen belastbar und flexibel sein.
Weiterbildung
Projektleiter:innen können sich gut im Projektmanagement weiterbilden. Dazu gibt es zahlreiche Schulungen und Seminare. Wer noch nicht lange als Projektleiter:in arbeitet, für den bieten sich evtl. Seminare rund um Grundlagen und Methoden des Projektmanagements an. All diejenigen, die schon mehrere Jahre Berufserfahrung haben, können zum Beispiel ihre Führungskompetenzen über entsprechende Weiterbildungen verbessern oder ein Seminar im Bereich Lean-Management belegen.