Projektmanagement

Projektmanagement ist ein Sammelbegriff für alle planenden, organisatorischen, überwachenden, steuernden und abschließende Prozesse, die im Rahmen eines Projektes durchzuführen sind. Viele inhaltliche/textliche Bestandteile des Projektmanagements sind standardisiert (z. B. DIN-Normen), was die Kommunikation zwischen internationalen Akteuren erleichtert.

- Warum ist Projektmanagement wichtig?
- In welche Phasen lässt sich das Projektmanagement unterteilen?
- Welche Aufgaben fallen im Projektmanagement an?
- Welche Projektmanagement-Methoden finden in der Praxis Anwendung?
- Über welche Kompetenzen sollte man im Projektmanagement verfügen?

Ein gut abgestimmtes Projektmanagement ist mit deutlichen Erleichterungen in der Organisation hochkomplexer Projekte verbunden, die durch eine klare Strukturierung schneller und ressourcensparender abgewickelt werden. Es vereinfacht die Fokussierung auf ein klar definiertes Ziel sowie den Zeitpunkt der Fertigstellung, da sämtliche Teilschritte festgelegt und Zwischenergebnisse dokumentiert werden. Komplexe Projekte mit beschränkter Personal- und Materialdecke sowie knappem Zeitrahmen sind ohne Projektmanagement praktisch nicht durchzuführen.

Üblicherweise erfolgt eine Einteilung des Projektmanagements in fünf Phasen. Den Auftakt macht der Projektstart, indem der Projektleiter alle Parameter (Grund, Zielsetzung, Business Case, Personaldecke, Zeitraum) kritisch überprüft. Die Zusammenstellung und das Briefing des Projektteams fällt auch in diese Phase, die von der Projektplanung abgelöst wird. In dieser werden die Planungen vom Projektleiter und den Stakeholdern bis ins Detail ausgearbeitet. Dazu gehört eine präzise Zeitplanung und Aufgabenverteilung ebenso wie die minutiöse Budgetkalkulation. Einkalkuliert werden auch etwaige Abweichungen, wie diese z. B. bei Bauprojekten jederzeit durch überraschende Wetterereignisse eintreten können. Phase 3 ist die Projektdurchführung, bei der die eigentliche operative Arbeit stattfindet. Das Projektmanagement hält hier besonders engen Kontakt zum Arbeitsteam, den Lieferanten und weiteren Stakeholdern. Parallel findet die vierte Phase – die Projektüberwachung – statt. Engmaschig überwacht wird dabei der Projektfortschritt, der planmäßige Materialverbrauch sowie die Einhaltung finanzieller und zeitlicher Vorgaben. Regelmäßige Besprechungen mit dem Team sind obligat. Die fünfte und letzte Phase des Projektmanagements ist der Projektabschluss. Sie enthält eine Abschlussbesprechung zwischen Teamleiter und Projektteam, die Übergabe des Projektes an die Auftraggeber sowie die Erstellung eines ausführlichen Abschlussberichtes. Nicht selten begehen alle Beteiligten den erfolgreichen Abschluss mit einer Feier.

Die Aufgaben des Projektmanagements werden bereits aus den fünf Phasen ersichtlich. Eine ausführliche Machbarkeitsanalyse und Planung steht am Anfang, gefolgt von der Aufstellung eines Projektplans, der neben finanziellen Aspekten auch Faktoren wie Arbeiterzahl, Materialbeschaffung und zeitlichen Umfang des Projektes berücksichtigt. Die interne Kommunikation zwischen allen Stakeholdern – Projektleitung, Arbeitsteam, Subunternehmern und Auftraggeber – steht ebenso im Zentrum des Projektmanagements wie die genaue Projektüberwachung und Dokumentation des gesamten Fortschritts. Auch muss jederzeit auf Krisen reagiert werden können – daher gehört die Ausarbeitung evtl. Alternativplanungen ebenfalls in das Aufgabengebiet von Projektmanagern. Schlussendlich fallen im Projektmanagement administrative Aufgaben wie Abschlussberichte, Prozessdokumentationen und Übergabeformalitäten an.

Häufig angewendet wird das agile Projektmanagement, dessen Kernbestandteile flache Hierarchien, der Möglichkeit kurzfristiger Ablauf-Änderungen und eine sehr offene, teaminterne Kommunikation sind. Streng an einer fortlaufenden Prozessoptimierung, Kundenorientierung und Ressourcenschonung orientiert sich das Modell des Lean Managements, während die Scrum-Methode grundsätzlich dem agilen Projektmanagement zuzuordnen ist, sich aber von diesem folgendermaßen unterscheidet: Der Projektplan wird beim Scrum anfangs nur grob festgelegt, um ihn während der Durchführung tagesaktuell anzupassen. Auf der Annahme basierend, dass komplexe Projektplanungen nicht exakt im Voraus planbar sind, werden lediglich kleinere Zwischenziele definiert. Demgegenüber steht die starre Planung der Wasserfallmethode, die vor Projektbeginn einen vollständigen Plan verlangt. Vorteilhaft ist dabei die hohe Planungssicherheit, gleichwohl zeigen sich mögliche Fehler erst sehr spät in der Projektphase. Es existieren noch zahlreiche weitere Projektmanagement-Modelle, z. B. Kanban, die Meilensteintrendanalyse oder die Six-Sigma-Methode.

Eine Tätigkeit im Projektmanagement verlangt neben einer angemessenen fachlichen Qualifikation einige Soft Skills. Hierzu gehören v. a. eine überdurchschnittlich hohe Stresstoleranz, vernetztes Denken, Kommunikationsfähigkeit und sehr viel Eigeninitiative. Projektmanager müssen über ein ausgeprägtes Selbst- und Zeitmanagement verfügen sowie hohe Kompetenzen für Kritik und Feedback mitbringen.