Virtuelles Arbeiten – so klappt es auch im Team

Virtuelles Arbeiten bringt jedoch nicht nur Vorteile für Unternehmen und Mitarbeiter mit sich, sondern birgt auch Schwierigkeiten. Eine Herausforderung liegt arbeitgeberseitig darin, über die räumliche Distanz hinweg klare Organisationsstrukturen einzuhalten. Mögliche Problemstellungen oder Konfliktsituationen sind schwerer zu identifizieren als in Präsenzarbeit und das Risiko, diese gewissermaßen zu „verschleppen“, ist höher. Gleichzeitig muss das Unternehmen zu jeder Zeit eine einwandfrei funktionierende Kommunikationsinfrastruktur gewährleisten. Insbesondere Führungskräfte bekommen hier eine große Aufgabe zugeschrieben, die sie neben ihren anderen Pflichten und Verantwortlichkeiten zu meistern haben. Mitarbeiter regelmäßig zu informieren, sich bei ihnen zu erkundigen – bezogen auf den Stand ihrer Aufgaben und Projekte, aber auch auf ihr individuelles Wohlbefinden – und eine beidseitige Kommunikation aufrechtzuerhalten, ist von großer Wichtigkeit für die Arbeitsleistung sowie die Zufriedenheit der Mitarbeiter.

Auf der anderen Seite kann es für Mitarbeiter herausfordernd sein, dass ihre sozialen Kontakte am Arbeitsplatz reduziert werden und sowohl die Zusammenarbeit als auch das private Miteinander durch das virtuelle Arbeiten neue Formen annimmt Freundschaften, die sich regelmäßig auch im beruflichen Umfeld bilden, sind beim virtuellen Arbeiten seltener. Auch kann es je nach häuslicher Umgebung schwierig sein, eine klare Trennung zwischen Beruf und Privatleben herzustellen. Haben Mitarbeiter in ihren eigenen vier Wänden zum Beispiel kein separates Büro und arbeiten dort, wo sie auch ihre Freizeit verbringen, kann das Abschalten nach Feierabend schwierig werden. Andererseits  kann es während der Arbeitszeit durchaus auch zu unerwünschter Ablenkung kommen, die die eigene Produktivität herabsetzt. Wenn die Spülmaschine fertig ist oder die Kinder Aufmerksamkeit brauchen, kann die Arbeit schon mal vernachlässigt werden.

Zusätzlich können sich für beide Seiten Herausforderungen ergeben, wenn in internationalen Teams gearbeitet wird. In dem Fall ist es für Arbeitgeber wie Mitarbeiter wichtig kulturelle und sprachliche Barrieren zu überwinden sowie unterschiedliche Zeitzonen und Projektfristen miteinander zu harmonisieren. Nur so kann von einer erfolgreichen Zusammenarbeit ausgegangen werden, die für das Miteinander wie die Umsätze des Unternehmens förderlich ist.

Regelmäßiger und transparenter Austausch

Sowohl zwischen Führungskräften und Mitarbeitern als auch im Team unter Kollegen muss die enge Kommunikation untereinander oberste Priorität haben – das gilt nicht nur für die beruflichen, sondern vor allem auch für die zwischenmenschlichen Themen. Denn sind Mitarbeiter beispielsweise größtenteils mobil tätig, reduzieren sich ihre sozialen Kontakte – Gespräche in der Teeküche oder der private Austausch mit den Lieblingskollegen fallen weg. So nimmt das Team oder der Vorgesetzte unter Umständen nicht wahr, wenn ein Mitarbeiter unzufrieden ist, sich unter- oder überfordert von seinen Projekten fühlt oder Gesprächsbedarf hat, der sich nicht direkt mit den aktuellen Aufgaben und Themen in Verbindung bringen lässt. Arbeitgeber und Arbeitnehmer sollten sich daher trotz der räumlichen Distanz regelmäßig nach dem gegenseitigen Befinden erkundigen und Raum für offene Gespräche schaffen. Eine gute Lösung zur Sicherstellung eines regelmäßigen Feedbacks kann es sein, einen Team-Chat oder kurze, wöchentliche Meetings einzuführen, die gerne auch für privatere Gespräche genutzt werden dürfen.

Klare Struktur und Zuständigkeiten

Ein weiterer wichtiger Baustein für eine reibungslose virtuelle Zusammenarbeit ist eine klar strukturierte Organisation: Die jeweiligen Verantwortlichkeiten der einzelnen Team-Mitglieder sollten rechtzeitig festgelegt und der Workload untereinander fair und entsprechend der Kenntnisse und Fähigkeiten aufgeteilt sein. Vorab definierte Guidelines unterstützen dabei, dass jeder in der digitalen Arbeitsgruppe selbstständig agieren kann. Feste Zeitpläne spielen bei der Planung ebenfalls eine wichtige Rolle. Auch müssen die Nutzung der verwendeten Tools und die technischen Zugänge im Vorfeld geklärt sein, unter Umständen benötigt jeder Mitarbeiter entsprechende Tutorials sowie Richtlinien, was bei auftretenden Problemen zu tun ist. Essenziell ist außerdem ein flüssiger und transparenter Informationsaustausch, um sich über den aktuellen Projektstand zu beraten – beispielsweise mit einem täglichen Jour fixe in Form einer Videokonferenz.

Da in der digitalen Arbeitswelt die schriftliche Kommunikation gegenüber dem persönlichen Wort klar überwiegt, ist es umso wichtiger, sich unmissverständlich auszudrücken. Denn mitunter werden eine Intention oder eine Emotion über schriftliche Kanäle vom Empfänger falsch oder negativ interpretiert. Des Weiteren kommt in virtuellen Teams oftmals das „Free-Rider-Problem“ vor. Nach dem Motto: Niemand fühlt sich angesprochen, der Kollege kümmert sich schon. Nachrichten müssen von daher immer mit einer klaren Zielsetzung verfasst sein und Adressaten direkt angesprochen werden – natürlich ohne in den Befehlston zu verfallen.

Die unmissverständliche Verteilung von Zuständigkeiten sowie die klare Kommunikation von Zielen, Fristen und Erwartungen sind für Führungskräfte die Grundvoraussetzung, damit virtuelles Arbeiten gelingen kann. Teamleader sollten gerade aufgrund der räumlichen Distanz bemüht sein, im Team Beziehungen untereinander (z. B. durch gemeinsame Aufgabenstellungen) sowie die Vorgesetzten-Mitarbeiter-Beziehung zu fördern. Denn es gilt, die fehlenden Direktkontakte bestmöglich zu kompensieren.

Genau aus diesem Grund sollte eine Führungskraft den Mitarbeitern auch regelmäßiger Feedback geben als dies im direkten Büroumfeld der Fall wäre. Auch wenn dies mitunter mit mehr Aufwand verbunden ist, sollten die Rückmeldungen zeitnah und konkret erfolgen. Nur so kommt bei den Mitarbeitern die entsprechende Wertschätzung an.an. Schriftliche Arbeitsanweisungen müssen zudem klar und verständlich formuliert werden. Hier gilt: Besser zu ausführlich – mit allen Eckdaten, Hinweisen zu Ansprechpartnern und Deadlines – als zu kompakt. Nachträgliches Nachfragen oder falsche Arbeitsausführungen führen nur zu unnötigem Zeitverlust und Frustrationen.