Gute Vorsätze – Neun Tipps für die ultimative Office-Routine

In einer leistungsorientierten Gesellschaft sind wir es gewohnt, in großen Dimensionen zu denken und uns ebenso große Ziele zu setzen. Wenn wir jedoch etwas Neues lernen, oder in diesem Falle eine neue Routine in den Arbeitsalltag integrieren möchten, ist es sinnvoll, mit kleinen Schritten zu beginnen, kleine Ziele zu definieren und sich stetig zu steigern.
Ein Beispiel: Bei dem Vorsatz, sich in diesem Jahr in Konfliktgesprächen besser behaupten zu können, ist es empfehlenswert, nicht gleich mit einem lang aufgestauten Streitgespräch zu beginnen. Stattdessen ist etwa eine unverfängliche Diskussion (Tee oder Kaffee?) mit einer Kollegin oder einem Kollegen zu führen, eine gute Möglichkeit, sich in kleinen Schritten an den Vorsatz heranzutasten. Je mehr Erfahrungen im Führen von kleineren Konfliktgesprächen gesammelt werden, desto sicher wird man und traut sich immer größere Herausforderungen zu.

Um Vorsätze zu Gewohnheiten zu machen und Routine zu entwickeln, ist es notwendig, feste Timings festlegen. Diese sollten so spezifisch wie möglich sein und in den konkreten Tagesablauf integriert werden. Der Outlook-Kalender bietet beispielsweise die Möglichkeit, feste Blöcke, Serientermine und regelmäßige Erinnerungen einzustellen.

Im Rahmen des Smart-Goals-Ansatzes der Lean-Management-Lehre (https://www.brunel.net/de-de/management-ratgeber/lean-management) werden fünf Faktoren definiert, anhand derer Ziele – und entsprechend auch Vorsätze, die zu Routinen werden sollen – so formuliert werden, dass sie bestmöglich erreicht werden können.

In diesem Artikel ist der Smart-Goal-Ansatz in Bezug auf gute Vorsätze für den Arbeitsalltagerklärt.

Mit diesen neun Tipps, gelingt es, neue Routinen erfolgreich in den Arbeitsalltag zu integrieren und gute Vorsätze endlich umzusetzen.

Andere Personen bei der Etablierung neuer Routinen einzubeziehen kann ein geeignetes Mittel sein, um sich etwas Neues anzugewöhnen. So können sich Personen mit gleichen Routine-Zielen wunderbar zusammentun und gegenseitig unterstützen.

Einer der Gründe, warum gute Vorsätze im Laufe des Jahres häufig nicht mehr aktiv verfolgt oder gar aufgeben werden, ist fehlende Motivation. Um dem entgegenzuwirken, ist es wichtig zu wissen, was für ein Motivationstyp man selbst ist. Dabei wird zwischen extrinsischer Motivation (Anreizen von außen) und intrinsischer Motivation (Selbstmotivation) differenziert. Auf welche Art und Weise sich eine Person motivieren lässt, ist dabei sehr unterschiedlich.

Hier einige Motivationsbeispiele, die sich in den Arbeitsalltag übertragen lassen:

Extrinsische Motivation:

Ranking-Liste mit Verkaufszahlen, Bewerbungseingänge, Neukunden oder ähnlichen Werten gut sichtbar im Büro aufhängen, um sich mit Teammitgliedern zu messen.

Intrinsische Motivation:

Kleine Belohnungen einplanen. (Wenn ich heute…erledige, gönne ich mir…)

Eine Challenge für sich selbst definieren und sich damit herausfordern.

Es ist nicht immer nötig, den schwierigen Weg zu gehen. Gerade bei der Entwicklung von Routinen ist es sogar empfehlenswert, es sich so einfach wie möglich zu machen. Gleichzeitig sollte man sich schlechte Angewohnheiten so schwer wie möglich machen. Nehmen wir etwa an, eine Person möchte sich die Angst vor dem Telefonieren abgewöhnen. Anstatt gleich mit den Vorgesetzten bezüglich wichtiger Themen zu telefonieren, kann sie sich an ausgewählten Tagen immer zur gleichen Zeit mit einer Kollegin oder einem Kollegen zum Telefonieren verabreden. Wie bereits beschrieben, ist es am effektivsten, diese kleinen, einfachen Routinen zusehends zu steigern, sodass das Telefonat mit der Chefin oder dem Chef einige Wochen oder Monate später kein Problem mehr darstellt.

Sich eine Routine anzugewöhnen, ist ein Lernprozess. Und da Belohnungen den Lernerfolg bekanntermaßen unterstützen, ist es auch hier empfehlenswert, mit einem Belohnungssystem zu arbeiten. Sich alle kleinen und großen Erfolge bewusst zu machen und sich die Zeit zu nehmen, diese zu feiern ist dabei sehr hilfreich.
Hier ein paar Ideen:

 

Ein Erfolgstagebuch führen

Freitags eine E-Mail mit Erfolgen und Highlights der Woche an sich selbst schreiben und diese am Montag lesen

Erfolge im Team-Meeting vorstellen und feiern

Sich etwas gönnen (kann materiell oder immateriell sein)

Insgesamt ist es wichtig, sich eine Strategie zu überlegen, wenn ein Vorsatz an einem Tag oder mehrfach nicht umgesetzt werden konnte. Dabei sind ein positives Mindset und Rücksichtnahme auf sich selbst essenziell. Ein Tipp der Brunel Coaches ist es, sich in jeder Woche einen Cheat Day zu genehmigen. Ähnlich wie bei einer Diät, handelt es sich auch hier um einen Tag, an dem keine der Regeln beachtet werden müssen, die man sich selbst auferlegt hat. Das reduziert den möglicherweise entstandenen Druck. Gleichzeitig steigert ein Routinen-Cheat-Day die Motivation, an den anderen Tagen nicht vom Plan abzuweichen.

Der letzte Tipp, um sich etwas Neues erfolgreich zur Gewohnheit zu machen, ist, sich visuelle Erinnerungen setzen. Um sich besser an daran zu erinnern, welche Routinen man gern in den Arbeitsalltag integrieren möchte, helfen visuelle Trigger. Von klassischen Notizzetteln über farbig markierte Kategorien oder Tasks im Outlook-Kalender bis hin zu digitalen Erinnerungen in Form von Pop-ups auf dem Bildschirm – es gibt vielfältige Möglichkeiten, visuelle Trigger zu setzen.