De Daily Scrum is een overleg waarin het team het werk van de dag met elkaar doorneemt en nader afstemt. Deze meeting wordt ook wel daily stand-up genoemd, omdat de Daily Scrum vaak staand wordt gehouden. De Daily Scrum bevordert transparantie, met in het ideale geval een hogere effectiviteit en een hogere betrokkenheid van teams, een optimale return on investment en minder tijd- en geldverspilling tot gevolg. Ben jij als Scrum Master benieuwd hoe je met de Daily Scrum meer resultaat in minder tijd behaalt? Je leest het in deze blog.
De Daily Scrum als dagelijkse teammeeting
Ellenlange vergaderingen zijn door de komst van de Agile way of working niet meer nodig. Het doel van Daily Scrum is namelijk dat iedereen zo effectief mogelijk bezig is. Kortom: meer resultaat behaalt in minder tijd. De Daily Scrum/stand-up is een dagelijks terugkerende teammeeting die begeleid wordt door de Scrum Master. Time management of time-boxing is hierbij heel belangrijk; idealiter duurt een stand-up maximaal 15 minuten. De stand-up begint altijd op hetzelfde tijdstip en op dezelfde locatie, namelijk bij het (online) Scrum Board. Dit bord is voor het team een centrale plaats om het resterende werk en de aanpak af te stemmen. Om het overzichtelijk te houden is het Scrum Board doorgaans verdeeld in drie kolommen: To Do, In Progress en Done.
De Daily Scrum wordt begeleid door de Scrum Master
De rol van de Scrum Master is niet vergelijkbaar met die van een leidinggevende of een projectleider. Het team heeft de verantwoordelijkheid over het eigen werk; de Scrum Master stuurt het proces aan. De Scrum Master zorgt er onder meer voor dat de stand-up plaatsvindt, dat iedereen ook écht actief meedoet en dat lange discussies worden geparkeerd voor een later moment. Het is ook zeker niet de bedoeling dat teamleden zich tijdens de stand-up steeds richten tot de Scrum Master. Een Daily Scrum moet immers ook kunnen doorgaan zónder hem of haar.
Bekijk hieronder de video van Scrum Master/Agile Coach Won
De Daily Scrum: werkoverleg in plaats van rapportage
Een Daily Scrum is alleen efficiënt als er sprake is van interactie en/of samenwerking. Het is dus geen meeting om alleen te rapporteren; het is echt een werkoverleg. Tijdens de Daily Scrum wordt besproken wie waarmee bezig is, wat er goed gaat en waar mensen tegenaan lopen. Het is dus een meeting waarin het team met elkaar praat over het werk dat gedaan moet worden en daardoor- al pratende - zichzelf organiseert. De stand-up is ook bedoeld om teamleden op één lijn te krijgen en inzicht te krijgen in de onderlinge voortgang. Ieder teamlid richt zijn of haar verhaal tot de andere teamleden zodat een ieder geholpen kan worden bij belemmeringen, obstakels of risico’s.
De Daily Scrum: dit zijn de spelregels
In de praktijk zien we het nog weleens misgaan tijdens de stand-up, vooral omdat de bijeenkomst door teamleden wordt gebruikt om op te sommen wat ze hebben gedaan. Wil jij dit als Scrum Master voorkomen? Houd dan de spelregels van de Scrum-training aan. De belangrijkste spelregel is: houd het kort, maximaal 15 minuten. De stand-up staand (what’s in a word) doen helpt hierbij, want hierdoor beseft iedereen dat het werkoverleg kort moet én kan.
De Daily Scrum: deze vragen komen aan bod
Alle leden van het development-team geven tijdens de Daily Scrum antwoord op de volgende vragen: wat heb je gedaan sinds de vorige stand-up? Wat ga je vandaag doen? Zijn er belemmeringen? Dat je het kort wil houden, betekent overigens niet dat je discussies moet vermijden; het gaat tenslotte om de inhoud van het werk. Wordt het tijdens de discussie duidelijk dat er verdere afstemming nodig is? Plan hiervoor dan een extra meeting in buiten de Daily Scrum om. Het is immers vrijwel zeker niet nodig om het hele team hierbij te betrekken. Last but not least: bereid je voor en zorg ervoor dat je teamleden ook voorbereid zijn. Zo verloopt de Daily Scrum efficiënt en wordt er niet onnodig tijd verspild.
Extra tips voor een korte Daily Scrum
Meer resultaat behalen in minder tijd? Met Daily Scrum kan het. Een aantal tips op een rij:
- Focus op werk dat nog moet in plaats van werk dat al is gedaan
- Doe de Daily Scrum staand
- Parkeer uitvoerige discussies tot een later moment
- Coach teamleden die lang van stof zijn om beknopter te leren communiceren
- Stuur als Scrum Master strak op maximaal 15 minuten
- Gebruik een timer voor de spreektijd per persoon (indien nodig)
- Houd de stand-up desnoods vlak voor de lunchpauze
